Konferencja definiowana jest jako zebranie, posiedzenie grupy osób w celu omówienia określonych zagadnień; inaczej mówiąc jest to narada. Współcześnie jednak konferencje to trochę więcej niż tylko służbowe meetingi. Pełnią one bardzo istotną rolę w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy. Im lepsze możliwości wybieramy dla gości tym więcej otrzymujemy w oczach klientów, kontrahentów, czy przyszłych partnerów biznesowych. Poniżej prezentujemy kilka metod na organizację szkolenia z pompą.

1. Ustal budżet i zorganizuj dodatkowe środki.

Wynajem sali, transport, przygotowanie dań, dodatkowe atrakcje takie jak sauna, SPA, basen itp., a także nocleg. Jest powinnością by wcześniej podliczyć wszystkie wydatki i jeśli po przeliczeniu wszystkich kosztów będziemy dysponować dodatkowymi funduszami to można pomyśleć o poprawie warunków na dogodniejsze, bardziej luksusowe. Można zdecydować się na np ośrodki konferencyjne na Mazurach, w górach czy nad morzem, żeby po zakończeniu części oficjalnej i przemówień goście mogli zrelaksować się na łonie natury. Jeśli natomiast przygotowany plan finansowy nie obejmuje wszystkich wydatków warto pomyśleć o pozyskaniu dodatkowych funduszy. Jeśli konferencja dotyczy np. dziedziny związanej z budownictwem może warto zaproponować przedsiębiorstwom z danej branży, w tym przypadku powinno się wymienić np. firmy budowlane, publikację logo w zamian za uzupełnienie finansów konferencji? Możemy też po prostu poprosić szefa o zwiększenie funduszy. Możliwości na uzyskanie nieplanowanych pieniędzy jest wiele, wystarczy jedynie się dobrze rozejrzeć.

2. Postaw na reklamę

Nie ma prostszej drogi aby skierować zainteresowanie na Twoją konferencję. Ogłoszenia w branżowych magazynach, ulotki wysyłane do konkretnych przedsiębiorstw, plakaty rozwieszane na mieście – to tylko parę możliwości na zyskanie rozgłosu. Warto zwrócić też uwagę na reklamę internetową. Wymaga ona niskich środków finansowych a daje wspaniałe efekty. Serwisy społecznościowe, fora internetowe, blogi, Google AdWords i wiele, wiele innych. Te wszystkie metody internetowe są w stanie zapewnić ogromne korzyści, wystarczy włożyć w to trochę pracy.

3. Zadbaj o ulotki informacyjne

Uczestnikom konferencji, którzy zapewnili swoje przybycie roześlij ulotki informacyjne. Ośrodki konferencyjne w trakcie konferencji powinny mieć specjalne miejsca, gdzie rozłożone byłyby ulotki, tak aby każdy z gości miał do nich swobodny dostęp. Wskazane jest aby zawierały datę konferencji i jej lokalizację (mile widziana mapka dojazdowa), informacje dotyczące opłat, form płatności, wyznaczenie długości przemowy i poinformowanie w jakim języku się one odbędą, program konferencji oraz podaj atrakcje dodatkowe. Taka organizacja konferencji zaznaczy Twoją kompetentność i znakomitą organizację.